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      基于流程精细化再造的知识管理(2018-12)  
    企业管理杂志 发布时间:19-03-05        
       

    以“一本通”式的岗位作业书为载体,构建高效的知识管理体系。



    文/李明华



    关键词:中国运载火箭技术研究院  知识管理  流程精细化再造  “一本通”式的岗位作业书

         知识管理是行为主体对知识本身与知识的创造过程、应用过程、传承过程等进行的规划和管理。航天知识管理是以航天产品研制生产中的显性和隐性知识为对象,围绕知识的创造、应用与传承过程,开展的一系列管理活动。中国运载火箭技术研究院针对影响航天产品质量的突出问题,以流程为主导,以精细化、规范化、定量化为手段,以“一本通”式的岗位作业书(以下简称岗位作业书)为载体,推行研制生产流程精细化再造,将开辟航天知识管理新途径,切实提高研制生产效率、效益和质量。
        
    一、重塑知识管理体系的基本思路
         知识管理离不开业务流程。知识管理反映的是组织内部知识流动过程,这些知识源于业务流程,作用于业务流程,每一个业务流程都伴随着大量的规则的以及不规则的知识流动。例如,知识共享的过程,实质上就是共享知识以解决业务中的某些问题的过程,知识创新活动通常在组织的日??蒲猩纫滴窳鞒讨惺迪?。所以,知识管理要充分依托和结合业务流程。
         研制生产流程无知识管理则“空”,知识管理无研制生产流程则“盲”。研制生产流程告诉我们“做什么”,知识管理告诉我们“如何做”。离开了知识管理,研制生产流程是没有内容的,就是“空”的;而离开了研制生产流程,知识管理就失去了方向,就是“盲”的,缺少了根基。二者相伴相生、相辅相成。
         通过研制生产流程精细化再造重塑航天知识管理体系。这是在新的历史时期、新的质量安全形势下,根据航天型号研制生产流程特点,借鉴国内外先进管理理念提出的创新性的管理思想方法。该方法将流程再造和精细化管理有机结合,包括两方面内涵。一是再造流程。以航天型号研制生产流程为枝干,以流程节点为枝杈,以枝端果实为岗位要求,通过流程再造,形成科学规范的研制生产流程网络。二是精细化。精细化是要充分把知识流固化到业务流程中,包括研制生产流程规范化、过程控制定量化、专家经验知识化、岗位要求系统化、外包控制过程化、平台支撑智能化等方面,最终形成系统明晰的岗位作业书。
        
    二、重塑知识管理体系的方法
    1. 确定流程维度并开展流程梳理
         由于设计流程具有一定的弹性并可根据具体情况进行裁剪,而生产流程是刚性的,故须将研制生产流程划分为设计流程和生产流程。设计流程基于产品和过程两个维度逐级分解、细化、梳理面向组织机构、专业、岗位的通用设计流程,并细化流程控制各项要求。产品维度是指航天产品构成,包含武器系统、分系统、单机、软件等各类软硬件产品。过程维度指产品全研制周期产品形成过程,包含方案论证、方案设计、工程研制、设计定型等阶段,以及针对上述阶段进行细分的设计分段。生产流程精细化再造主要围绕产品生产的过程维度和岗位维度进行综合分析。过程维度围绕产品生产过程,系统策划、全面梳理分解航天产品形成过程和关键节点,重点关注生产过程的逻辑关系、控制要素及节点要求。岗位维度围绕产品的生产岗位,全面梳理分解航天产品生产过程中涉及到的人员,重点关注岗位设置、岗位职责及岗位控制要求。
    2. 确定流程控制要素并梳理涉及的各类知识
         在梳理流程的过程中,应同步梳理流程的控制要素。设计流程精细化再造的控制要素包括任务总需求、产品分解、产品实现过程分解、设计活动、接口关系、技术状态控制、技术风险分析、质量控制要求、输入输出、评审、资源保障等11 个。生产流程精细化再造控制要素包括优化生产设计协同、优化生产流程、规范生产工艺、量化过程控制、健全岗位规范、接口关系协调通畅、完善流程管理、信息化平台支撑等 8 个。在此基础上,全面系统地梳理分析与控制要素有关的全部显性和隐性知识(显性知识包括各类规章制度、要求规范等,隐性知识包括分散的经验做法等),将这些知识系统化、条理化,进行再分析、再完善。
    3. 确定流程精细化再造方法步骤
         根据设计和生产流程的特点,结合依据控制要素梳理的显性和隐性知识,确定重塑知识管理体系的方法和步骤。
    (1)设计流程的“二维度、五梳理、九步骤”。在产品和过程两个维度基础上,一是梳理产品构成和产品实现过程。二是从产品、过程两个维度,面向组织机构、专业、岗位三个层级,梳理产品设计过程中的重要设计活动。三是梳理各级流程中相应节点的输入输出、质量控制要求等,形成流程节点控制要求表。四是梳理每一层级下相应产品设计过程中所需要的输入、输出、质量控制要求等文件清单,对质量控制要求进行归集化。五是在面向岗位的第三级流程中,梳理针对同一岗位所涉及的不同流程节点及控制要求。在此基础上,分九个步骤开展流程精细化再造:面向组织机构梳理分解一级设计流程、绘制一级设计流程图、形成一级流程节点控制要求表;面向专业梳理分解二级设计流程、绘制二级设计流程图、形成二级流程节点控制要求表;面向岗位梳理分解三级设计流程、绘制三级设计流程图、形成三级流程节点控制要求表。
    (2)生产流程的“二维度、四梳理、八步骤”。在岗位和过程两个维度基础上,一是梳理产品形成过程。梳理产品生产全过程及其包含的全部节点,理清各流程和节点间的逻辑关系,编制产品生产流程图。二是梳理节点工作内容及要求。进一步展开和细化流程节点,梳理各节点的具体工作内容及输入输出要求。三是梳理流程岗位组成。按流程节点的工作要求设置专业化的岗位,梳理各流程、各节点的岗位组成。四是梳理岗位控制要求。将各项生产管理要求、质量管理要求等与岗位工作要求相结合,梳理各工种、工序、工步的各项要求。按流程梳理分解、流程问题分析、流程优化完善、流程有效控制、流程效果评价、流程要素固化、流程配套设计、流程迭代改进等八步骤,开展基于生产流程精细化再造的知识管理体系重塑。
    4. 确定结构形成岗位作业书
         流程精细化再造过程中最核心的部分是形成岗位作业书,通过在控制要素形成阶段以及精细化再造过程中,对各类显性和隐性岗位知识的集聚、梳理、分析,完成了设计和生产岗位作业书编制的最关键一步。接下来,根据不同型号产品的设计和生产工作特点,确定最佳的岗位作业书的结构和形式,通过对流程进行迭代改进,对所需知识进行优化。
        
    三、通过岗位作业书实现高效的知识管理
         岗位作业书主要指导包括设计和生产在内的岗位操作人员具体“做什么”“怎么做”“不能做什么”“不能怎么做”等问题,至少要包括该岗位作业所需的主要工作内容、工作步骤、设备设施、工具方法、防错警示、检验要求、注意事项、可视化图示、各级审签等内容。对于在岗位作业书中无法用文字表达清楚的、主要依靠个人经验和技能保证的项目和环节,要尽量采用数字化、多媒体等手段和形式表达。
         一是解决复杂的知识零散化问题。集通用加专用标准、规范于一体,约束清晰的岗位作业书,将每个岗位需要掌握的一般知识、专用知识和技能、操作过程中的方法步骤甚至各种细节进行有效的优化集聚,尤其把隐性知识显性化,能够非常有效地消除质量隐患,提升工作效率。
         二是解决知识的规范性运用问题。从顶层优化研制生产流程,将研制生产流程与航天知识有机融合,形成延伸到外协单位、刚性执行的研制生产流程规范,能够有效解决航天知识在研制生产流程中应用不规范的问题,尤其对设计操作能够形成较好的约束和规范。
         三是解决知识的有效传承问题。显性知识在标准规范、规章制度中体现,而航天企业中的资深知识人才在工作中积累的大量有价值的经验和技能,大部分成为隐性知识,需要深度挖掘和共享。岗位作业书就是将航天知识与研制生产流程紧密结合,实现隐性知识的显性化,并使其得到有效的传承。
         四是解决知识的固化和刚性约束问题。通过实施知识管理体系重塑的信息化建设,形成融合设计、生产、试验鉴定等各方面知识于一体的研制生产智能平台,能够对研制生产流程中的知识生成、运用等进行刚性约束。
         
    四、深入推进知识管理体系重塑
    1. 形成工作指南并实践
         在深入开展研究工作的基础上,我们以实现产品质量“零缺陷”为目标,研究形成了产品生产流程精细化再造工作指南和产品设计流程精细化再造工作指南。指南明确提出了指导思想、实施原则、工作目标、控制要素、主要方法和实施步骤。同时,为更好理解指南内容,选取了部分单位值得借鉴的典型示例进行实践,为有关单位开展知识管理体系重塑、提升产品质量管控水平提供帮助。
    2. 研究解决实践中的关键共性问题
         在设计和生产流程精细化再造两个指南基础上,我们逐步研究解决了指南应用过程中的关键共性问题,包括在流程梳理过程中具体梳理到几级流程,到何种颗粒度;岗位作业书与工艺文件的关系如何处理;岗位作业书如何与工序和工步对应,怎样确定岗位作业书的范围和职能;岗位作业书的结构构成,细化到怎样的颗粒度;流程效果评价的方法与模型;如何科学、客观地评价指南应用效果等。为后续在更大范围内实施知识管理体系重塑工作奠定了坚实的基础。
    3. 总结试点经验
         后续在试点工作的基础上,我们将重点围绕指南与型号设计生产工作的结合,实践的过程与阶段,实践过程中将流程与航天知识管理紧密结合的创新思路和方法,进一步开展隐性知识的深度挖掘,将知识管理平台与流程信息化工作有机融合等问题进行深入的研究和总结,为航天知识的传承和航天知识管理理论提供有益的经验?!?/p>


    作者单位 中国运载火箭技术研究院
     

     
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